«Nell?utilizzo di un sistema di videosorveglianza che riprende il piazzale di carico e scarico di un?azienda, è possibile dilatare il tempo di conservazione delle immagini oltre le 24 ore suggerite dal Garante per documentare eventuali danneggiamenti o furti?», chiede un lettore.
Soprattutto se il piazzale di carico e scarico non è coperto dai sensori dell?impianto d?allarme e non c?è quindi il rilevamento immediato del danneggiamento o del furto, l?estensione dei tempi di conservazione delle immagini delle telecamere per documentare eventi che attengono il patrimonio del titolare è possibile, sempre rispettando i principi di necessità e proporzionalità del trattamento.
Il Garante italiano ipotizza una conservazione fino a sette giorni per specifiche esigenze, ma la disciplina non prevede alcun termine ed è teoricamente possibile implementare anche un termine superiore, se giustificato da esigenze specifiche e documentabili.
Se, per esempio, l?azienda è stata oggetto di precedenti aggressioni o produce materiali di particolare valore (un fornitore della difesa, per esempio), che lasciano ipotizzare possibili appostamenti di potenziali criminali, sarà possibile giustificare la conservazione delle immagini anche per 15 o 30 giorni, analogamente a quanto avviene già per gioiellerie, banche, stazioni ferroviarie e aeroporti.
È comunque necessario rispettare alcuni requisiti per valutare se aumentare il tempo di conservazione delle immagini:
- finalità legittima: la conservazione deve essere giustificata da reali e documentate o documentabili esigenze di sicurezza;
- proporzionalità: il periodo di conservazione dev?essere proporzionato alla finalità perseguita e al rischio rilevato;
- informativa: i soggetti coinvolti (dipendenti, fornitori, visitatori) devono essere informati, tramite cartelli chiari e visibili, della presenza del sistema di videosorveglianza e dei tempi di conservazione delle immagini;
- valutazione d?impatto: se per le condizioni o tipologia della struttura, per la presenza di personale dipendente o per la vicinanza di aree soggette a pubblico passaggio, l?estensione dei termini di conservazione e le riprese possono avere un impatto rilevante sui diritti e sulle libertà degli interessati, è necessario procedere alla valutazione d?impatto e all?indicazione di azioni correttive;
- misure di sicurezza: le immagini devono essere protette da accessi non autorizzati attraverso adeguate misure di sicurezza, inclusa la cifratura dei dati in transito e memorizzati sul DVR.
È opportuno consultare il responsabile della protezione dei dati (se nominato) o un consulente legale per garantire la piena conformità al GDPR e verificare se è necessaria una consultazione preventiva del Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell?art. 36 del GDPR.